Instrukcje i procedury w zarządzaniu procesami
Program przygotowany i dedykowany dla specjalistów odpowiedzialnych za realizację zleceń w wybranych procesach.
Pracując w różnych organizacjach, często spotykamy się z pojęciem „instrukcja”. Pojawia się ono na różnych etapach, począwszy od wprowadzenia pracownika na stanowisko pracy, aż po przygotowanie dokumentów zgodnie z określonymi wzorami. Nierzadko osoby korzystające z takich materiałów czują się rozczarowane lub widzą nieadekwatność w kontekście wykonywanej pracy. Innymi słowy, instrukcja okazuje się niezrozumiała lub nieaktualna, a tym samym bezużyteczna. W efekcie staramy się dopasować te instrukcje do bieżącej sytuacji, jednak zamiast poprawy, często słyszymy, że są one nadal niezrozumiałe dla innych.
Dlaczego tak się dzieje? Co sprawia, że niektóre instrukcje rzeczywiście pomagają, a inne nie? A może problem tkwi w tym, że miejsce i rola instrukcji nie są precyzyjnie określone, co prowadzi do takich rozbieżności? Na te i inne pytania odpowiemy podczas najbliższych zajęć.
Będziemy pisać instrukcje, szukać miejsc dla ich zastosowania oraz zajmiemy się ich tworzeniem. Sprawdzimy też, czy opracowane materiały są rzeczywiście pomocne w pracy, a następnie zwizualizujemy to na mapach tworzonych podczas zajęć. Wyjaśnimy, czym różni się instrukcja od procedury, a następnie nauczymy się, jak oznaczać miejsca, w których stosujemy poszczególne dokumenty, tak aby nie było wątpliwości, kiedy należy korzystać z instrukcji, a kiedy z procedury.
- Specjaliści
- Kierownicy
- Liderzy zespołów
- Audytorzy wewnętrzni niezależnie od branży
Cel warsztatów:
Warsztat ma na celu pokazanie, że pisanie instrukcji ma niewiele wspólnego z ich używaniem. Doświadczenie pokazuje, że nawet jeśli nie mamy problemów z wykonywaniem pracy (kompetencje), często napotykamy trudności w delegowaniu zadań w celu wsparcia innych. Oznacza to, że nie mamy okazji, aby przekonać się, czy stworzona instrukcja ułatwia pracę tym, którzy jej potrzebują. To właśnie na zajęciach dowiemy się, kto weryfikuje zrozumiałość instrukcji oraz kto lub co ma realny wpływa na jej aktualizację.
Korzyści ze szkolenia dla uczestnika:
- Zapoznanie się z zasadami obowiązującymi w zarządzaniu procesowym.
- Poprawa realizacji zleceń na stanowiskach pracy.
- Zwiększenie wydajności i efektywności komunikacji w zespołach.
- Utrzymanie aktualności instrukcji.
- Właściwe stosowani procedur.
- Wzrost sprawczości uczestników w organizacji w tworzeniu i kształtowania instrukcji.
Dzień 1
Wprowadzenie do warsztatów. Analiza obecnej sytuacji w organizacji podczas pracy.
Rozpoczniemy od gry dla uczestników
- Dzięki grze grupa dostanie materiał do pracy i na podstawie własnych doświadczeń podejmie próbę wykonania zadania.
- Po analizie wybierzemy miejsca do wsparcia instrukcjami i upewnimy się, czy dobór miejsc ma znaczenie w realizacji zlecenia.
Tworzenie instrukcji – z czego się składa, jak ją stosować w praktyce
- Omówimy zasady tworzenia instrukcji i różnice w poszczególnych branżach.
- Stworzymy instrukcje dla naszej gry i przekonamy się, czy pomagają w realizacji zleceń.
- Ta część zajęć będzie pokazywać, jak się czują ci, którzy korzystają z instrukcji. Korzystają, ponieważ nie ma innej pomocy w realizacji zadań. Zobaczymy zatem, co jest kluczowe dla instrukcji z punktu widzenia ich używania.
Dzień 2
Jak zaznaczać i gdzie instrukcje oraz procedury na mapach procesowych
- Omówimy zakres pojęć: procedura, instrukcja kontra proces.
- Będzie to część, w której będziemy wizualizować instrukcje na mapach procesowych.
- Omówimy, czym są procedury, kiedy je stosujemy oraz gdzie zaznaczyć procedury na mapach. Będzie to doskonała okazja do zobaczenia, jak poprawna wizualizacja w mapach wpiera kompetencje w pracy. Stworzymy architekturę dla uczestników.
Określanie miejsc dla instrukcji w poszczególnych branżach
- Na tej części zajęć będzie okazja do zweryfikowania aktualnej sytuacji w organizacjach uczestników.
- Upewnimy się, czy w organizacjach jest miejsce dla stosowania procedur.
- Tak przygotowany materiał może być pomocny w szczegółowej identyfikacji instrukcji i procedur we własnej organizacji.
Krzysztof Swacha - ma ponad 18-letnie doświadczenie zawodowe z zakresu sprzedaży, negocjacji i zarządzania procesowego. W EY Academy of Business Krzysztof odpowiada za przygotowanie i prowadzenie zajęć z zakresu zarządzania procesami.
