Czy kontrolerzy finansowi staną się partnerami dla biznesu?

Zmienia się postrzeganie branży kontrolingowej. Dziś kontrolerzy nie mogą skupiać się tylko na audytowaniu realizacji planu – ich zadanie to nastawienie się na przyszłość, dostrzeżenie w niej potencjalnych szans i zagrożeń. Liczy się także jakość informacji zarządczej, która coraz częściej będzie przekazywana według zasad high density. Działy kontroli finansowej powinny bardziej otworzyć się na potrzeby menedżerów. Nie tylko przekazywać informacje, ale także dawać ich interpretację. W jakim kierunku będzie przebiegać transformacja branży kontrolingowej? I jak w związku z tym zmieniają się jej potrzeby edukacyjne? Wyjaśniają eksperci EY Academy of Business.

Liderzy zmiany

– Niewielka część szefów działów biznesowych (prezes zarządu czy dyrektor operacyjny) jest zadowolona z jakości informacji kontrolingowej. Jest ona przeładowana niepotrzebnymi danymi finansowymi i zawiera dużo pobocznych wątków, które nie dają wartościowego obrazu – mówi Justyna Wyszyńska, menedżer EY Academy of Business. Dla wielu kontrolerów konieczne staje się więc zbudowanie relacji z menedżerami i właściwe zrozumienie ich potrzeb. – Rola kontrolera nie ogranicza się do dostarczenia zestawu tabelek i kolorowych wykresów. Dobry kontroler powinien umieć zadawać właściwe pytania i odczytywać oczekiwania informacyjne zarządu dla podejmowania decyzji – przekonuje Edyta Szarska, certyfikowany trener IBCS.

– Kontrolerzy finansowi potrzebują nowego spojrzenia na swoją pracę. Stają się oni smart data liderami, którzy potrafią oceniać informację kontrolingową i dawać zarządowi tylko te dane, które są potrzebne. W ten sposób mają duży wpływ na biznesowe decyzje podejmowane przez zarząd. Kontroler może być agentem zmiany sugerującym kierunek rozwoju organizacji – dodaje Justyna Wyszyńska.

Przede wszystkim komunikacja

Wiele jest do zrobienia, jeśli chodzi o sposób komunikowania się działów kontrolingu z resztą organizacji. Kontrolerzy bardzo często patrzą tylko na swoją dziedzinę nie biorąc pod uwagę całości. Ma to swoje historyczne uzasadnienie – zatrudniani byli jako osoby, które musiały zająć się nielubianym obszarem finansowo-podatkowym, mało zrozumiałym dla zarządów czy właścicieli firm. Dawało im to wyjątkowy status, usprawiedliwiający posługiwanie się trudnymi pojęciami. Dziś to się zmienia i rośnie świadomość, że kontrolerzy powinni używać języka zrozumiałego nie tylko dla nich, ale także dla prawników, ekspertów IT, dyrektorów marketingu i sprzedaży, którzy bardzo często są członkami zarządów.

Dobra komunikacja wymaga szanowania menedżerów różnych obszarów, różnych profesji, bez konieczności znajomości słowników finansów. Potrzebujemy zatem jednolitości w wizualizowaniu informacji. – Przeglądam dużo raportów rocznych. Niektóre firmy pokazują przychody, koszty i wyniki w wartości bezwzględnej. Inne organizacje koszty przedstawiają z minusem, jeszcze inne – w nawiasach. Często w ramach tej samej organizacji do prezentacji danych stosuje się różne zasady, czcionki, kolory. To stwarza chaos. Czy my, ludzie biznesu, jesteśmy mniej profesjonalni niż muzycy czy architekci?  Też możemy stosować jednolite zasady i symbole, mieć spójny wizualny język komunikacji. To pozwoli lepiej i szybciej działać, trafniej decydować – mówi Edyta Szarska.

Nastawienie na przyszłość

Komunikowanie przez raporty i prezentacje powinno być proste i zrozumiałe, bo trzeba szybko reagować i skutecznie przewidywać przyszłość. – Nie wystarczy już tylko pilnować wykonania planu. Realia biznesowe czy rynkowe zmieniają się z miesiąca na miesiąc, a więc skupienie się na realizacji planu to dziś za mało. Oczywiście wiedza o odchyleniach jest cenna, ale nie wystarcza. Nowoczesny kontroling musi przekierować uwagę na pokazywanie skutków ewentualnych decyzji. Oceniać ryzyko, pokazywać konsekwencje, doradzać. To jest kierunek rozwoju tego zawodu, a nie nagradzanie za realizację planu czy karanie za jej brak – mówi Edyta Szarska.

High density – message first i maksymalna zwięzłość

Przygotowując raporty kontroler powinien mieć pomysł na ich prezentację. Liczy się to, co chce powiedzieć, ale także – jak.  – Ważna jest umiejętność wizualizacji danych oraz storytelling, czyli umiejętność opowiedzenia historii na ich podstawie – mówi Michał Błeszyński, senior menedżer EY Academy od Business. – Kontroler może zapewnić sobie komfort automatyzując dane, aby móc przeanalizować ich jak najwięcej w jak najkrótszym czasie. Automaty oparte na sztucznej inteligencji już są wykorzystywane w pracy kontrolerów, nie jest to jednak powszechne zjawisko – dodaje Michał Błeszyński.

Trendem, który będzie zyskiwał na znaczeniu jest high density, czyli transparentne przekazywanie informacji w wyważony i skondensowany sposób, ale nie bardziej, niż to konieczne. – Z dziewięciu slajdów można zrobić dwa, dostarczając więcej wiedzy o sytuacji.  Prawidłowo skalując miary o tych samych jednostkach na jednej stronie można przedstawić biznes globalnie i bardzo dokładnie pokazać kierunki jego rozwoju – mówi Edyta Szarska. Sztuką będzie jednak takie zagęszczanie informacji, które jest właściwie dobrane do przekazu, jaki chcemy dostarczyć.

Zasadą high density jest message first, czyli jasność, co chcemy pokazać. Często raporty zawierają zbyt dużo danych, które są rodzajem asekuracji, gdyby podczas prezentacji zadano dodatkowe pytania. Po odpowiedniej selekcji informacji mamy do dyspozycji wiele narzędzi ułatwiających atrakcyjne ich pokazanie – począwszy od klasycznego Excela, który może mieć wiele funkcji i nakładek, przez narzędzia business intelligence po programy oparte na sztucznej inteligencji.

– Aby prawidłowo raportować, trzeba stworzyć koncepcję zgodnie z pomysłem na biznes i umieć ją połączyć z zasadami wizualnej percepcji człowieka. Bezcenne jest tu rozpoznawania wzorców (pattern recognition). Opisał je francuski kartograf Jacques Bertin w książce Semiology of Graphics. Bazując na wskazanych tam kilku zmiennych dla komunikowania się za pomocą obrazu, stworzono semantyczne zasady IBCS – International Business Communication Standards, rozwijane dziś przez ekspertów ze 140 krajów. Znając je możemy zrozumiale pokazać kondycję nawet najtrudniejszego biznesu. Badania skuteczności IBCS przeprowadzone m.in. przez uczelnie w Niemczech i w Austrii wykazały, że gdy informacje przekazywane są zgodnie z tą ideą, czas ich zrozumienia skraca się prawie o 50 proc. Zmniejsza się też ryzyko ich błędnej interpretacji o ponad 60 proc. – tłumaczy Edyta Szarska.

Kontroling jest na etapie przemiany cyfrowej, digitalizacji. – Rośnie presja, by kontrolerzy dostarczali dane szybko i by były one wysokiej jakości. Jeśli dodatkowo przekazane zostaną w zrozumiały sposób kontrolerzy będą mieli realny wpływ na decyzje podejmowane w firmie i staną się prawdziwymi partnerami dla biznesu – podsumowuje Justyna Wyszyńska.